Conditions d'utilisation et sous-traitance RGPD

EcolaNotes est une application en ligne destinée aux enseignants du premier degré. Elle permet de saisir des évaluations par compétences, de calculer des moyennes par domaine, de suivre la progression des élèves et de préparer des appréciations en vue de leur report dans le Livret scolaire unique (LSU).

Les présentes conditions régissent l'utilisation du service. Leur annexe vaut contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD.

La création d'un compte suppose une adresse email valide. L'enseignant est responsable de la confidentialité de ses identifiants et des saisies effectuées depuis son compte.

Le service est fourni à titre gratuit à ce jour. La génération assistée d'appréciations est limitée à 100 générations par mois et par compte. Une offre payante est à l'étude ; elle ferait l'objet d'une information préalable.

EcolaNotes est fourni « en l'état », sans garantie de disponibilité ininterrompue. L'enseignant reste seul juge de la pertinence pédagogique des contenus produits par le service, et notamment des propositions d'appréciation, qu'il lui appartient de relire avant tout usage officiel.

EcolaNotes n'est pas interfacé avec le LSU et n'est lié à aucune administration. L'outil prépare des éléments — moyennes, bilans, propositions d'appréciation — que l'enseignant recopie lui-même dans le LSU. Aucune transmission automatique n'a lieu.

Responsable du traitement : l'enseignant titulaire du compte, qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données de ses élèves.

Sous-traitant : l'éditeur d'EcolaNotes — identité à compléter — joignable à contact@ecola-notes.fr, qui traite ces données pour le compte de l'enseignant et selon ses instructions.

Objet : hébergement et traitement des données scolaires saisies par l'enseignant.

Nature et finalité : conservation des élèves, classes, domaines et évaluations ; calcul de moyennes et d'indicateurs de progression ; production de propositions d'appréciation.

Durée : le temps d'utilisation du compte. Un compte sans activité depuis trois ans fait l'objet d'une notification puis d'une suppression après un délai de grâce de trente jours.

Catégories de personnes : l'enseignant titulaire du compte ; les élèves de ses classes.

Catégories de données : pour l'enseignant, adresse email et préférences. Pour les élèves, nom, prénom, sexe, classe et niveau, évaluations, commentaires pédagogiques et appréciations. Aucune donnée relevant des catégories particulières de l'article 9 du RGPD (santé, origine, opinions, etc.) n'est collectée par le service.

Le sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du responsable du traitement, matérialisée par l'usage des fonctionnalités du service et par les présentes conditions. Il n'exploite les données à aucune fin propre, notamment ni à des fins commerciales, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

Les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues à une obligation de confidentialité.

Chiffrement en transit (TLS) et au repos, cloisonnement des données par compte au moyen de règles Row Level Security, authentification par mot de passe, et journalisation des créations, modifications et suppressions de fiches élèves, consultable par l'enseignant depuis ses paramètres.

Le responsable du traitement autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants :

• Supabase Inc. — base de données et stockage des documents, hébergés en France (région eu-west-3, Paris)
• Vercel Inc. — hébergement de l'application
• OpenAI — génération des propositions d'appréciation. Seuls sont transmis le prénom de l'élève, le domaine, les notions à revoir ou à consolider, les commentaires d'évaluation, la tendance de progression et les moyennes par sous-domaine.
• Anthropic — correction de calculs posés. Seuls sont transmis le calcul saisi par l'enseignant et, le cas échéant, l'image qu'il choisit de soumettre. Aucune donnée d'élève n'est jointe par l'application à cette requête.

Toute modification de cette liste sera portée à la connaissance des utilisateurs, qui pourront s'y opposer et cesser d'utiliser le service.

À vérifier avant validation : le mécanisme de transfert hors Union européenne applicable à Vercel et à OpenAI (clauses contractuelles types ou décision d'adéquation). La base de données, elle, est hébergée en France et ne fait l'objet d'aucun transfert.

Le sous-traitant met à disposition de l'enseignant les moyens d'exercer les droits de ses élèves : consultation et modification des fiches, export de l'ensemble des données au format JSON, suppression d'un élève, d'une classe ou du compte entier.

Il assiste le responsable du traitement en cas de violation de données, en l'informant dans les meilleurs délais, et lui fournit les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28.

La suppression du compte entraîne l'effacement des élèves, classes, domaines, évaluations, appréciations et documents associés, ainsi que du compte d'authentification. L'enseignant est invité à exporter ses données avant toute suppression, celle-ci étant irréversible.